2017/10/15

業務をマニュアル化

マニュアル化することによって効率化

 何年か社会人として働いていて思うんだけど、基本的にサラリーマンの仕事っていうのは楽ではないけど、難しくて理解できないような内容の物は少ない。勿論僕の仕事が事務方だからかもしれないけれど。そうするといかに業務を効率化するかで、余った時間を他のもっと好きなことに時間を使えるかが決まってくる。

 僕が思う業務の効率化の方法は、業務のマニュアル化である。ほとんどの業務が楽ではないにしろ(面倒くさかったりするが)、難しい内容の物は少ないと言う前提が成り立つならば、マニュアル化して自分が居なくても他の人ができるような状況を作ってしまえば良い。裁量が全く伴わない一部の業務に関しては、マニュアルを渡してパートさんにでもやってもらえば良いのである。別に全ての業務を一人でやる必要はないのだから。

 加えて、マニュアル化することにより判断する回数を減らすことが出来るので、精神的にも疲れないという利点がある。僕のような平社員の裁量は多くないが、全く無いわけでもない。また上司より判断を要する業務が少ないぶん、処理する事務量は多い。

 判断を要するものが少ないと言っても、何でもかんでも定型業務になっているわけではない。そして、定型化していない業務に限って後輩や派遣さん、パートさんなどから色々処理方法について聞かれたりするのである。マニュアル化して業務を定型業務にしてしまえば、マニュアルを作ったから見ながら自分で処理するようにと言えるのである。それに僕達がその都度判断するする必要がなくなるのである。

 僕たちの多くは好きで働いているわけではない。僕を含めて多くの人は好きな事を仕事にしているわけではないと思う。僕自身、金があるならば今すぐ辞めたいとさえ思っている。周りに僕の将来の夢はアーリーリタイヤだと公言しているくらいだしね。話はずれたけれど、業務をマニュアル化することで定型業務化、ルーティン化してしまえば他の人に仕事を振ることが出来るし、その分早く家に帰ることが可能になるのである

 マニュアル化するにはそれなりに業務を理解しないといけないという困難も付きまとう。でも一度定型化してしまえば、あとはその都度微調整すれば良いだけなので精神的負担はかなり減少させることが出来る。それに時間短縮できた分だけ早く家に帰れるだけではない。早く終わってしまったら、余った時間を仕事しているフリに充てる事も出来る。案外メリットが大きいでしょう?




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